En temps partagé, la marge se joue autant sur le TJM que sur le non-facturé : emails banque à minuit, board extra non validé, client qui conteste le timesheet 60 jours après. Sans routine de validation mensuelle, vous financez la trésorerie de vos clients PME.
Timesheet hebdo, validation fin de mois
Envoyez un récapitulatif chaque vendredi ou le dernier jour ouvré du mois : date, client, 0,5 / 1 jour, nature (clôture, comité, déplacement). Demandez un accusé mail sous 5 jours ouvrés. Sans réponse, relance unique puis facture selon contrat (beaucoup de contrats prévoient silence = acceptation).
Exemple anonymisé : PME logicielle (8 M€ CA), contrat 3 jours/mois forfait + TJM 950 € hors forfait. Le CEO conteste 1,5 jour « non prévu » trois mois après. Le consultant n’avait pas de cut-off contractuel. Perte 1 425 € HT + tension relation. Après avenant : validation sous 7 jours, plafond +1 jour/mois sans devis. Ça dépend de la culture familiale : certains dirigeants lisent mal le mail, pas de mauvaise foi.
Délais de paiement et pénalités
Visez 30 jours fin de mois ; acceptez 45 jours grands comptes avec acompte 30 % au démarrage. Les pénalités légales et indemnité 40 € doivent figurer sur facture même si vous ne les appliquez qu’en dernier recours. Au-delà de 60 jours, stoppez les jours non essentiels (clause suspension).
Coordination multi-clients
Utilisez un outil simple (Notion, spreadsheet) partagé en lecture seule avec chaque client : seul son onglet visible. Évitez le timesheet global qui fuite des noms.
Acompte et démarrage
Sur premier client ou > 45 jours de délai de paiement, demandez 30 % à la signature ou 1 mois d'avance. Les PME en croissance comprennent si vous expliquez que vous financez leur pilotage en amont de leur CA encaissé. Montant type 2 500 à 6 000 € HT selon pack.
Relance impayé sans rupture
J+5 rappel amical, J+15 mail formel avec pénalités, J+30 suspension jours non critiques (pas la veille d'un comité banque si votre réputation est en jeu). J+45 : discussion sortie ou plan échelonné 3 mensualités. Ça dépend de la relation : une PME familiale en retard ponctuel n'est pas un mauvais payeur structurel.
TVA et mentions obligatoires
Rappel : facture HT, TVA, SIREN, IBAN, conditions de paiement. Une facture incomplète retarde le paiement 5 à 10 jours côté comptabilité client.
Export pour le client
Chaque fin de mois, PDF ou CSV timesheet + facture alignées : même nombre de jours. Les comptabilités PME rejettent les écarts > 0,5 jour sans explication.
Indexation annuelle
Prévoyez +3 %/an ou IPC dans le contrat : plus facile à appliquer que de re-négocier le TJM chaque renouvellement.
Pour CGV, acomptes et facturation multi-missions, voir le guide facturation temps partagé best practices.