La facturation est le point de friction le plus sous-estimé en DAF temps partagé. Vous vendez de la confiance stratégique ; le client achète des jours ou un forfait mensuel. Sans discipline de timesheet, libellés clairs et calendrier de facturation, les tensions apparaissent souvent au troisième mois, parfois quand vous avez le plus besoin d'une référence client pour signer le suivant.
TJM, forfait ou hybride
### TJM pur
Adapté missions variables (M&A, ERP, crise). Chaque jour ou demi-journée tracé ; exigez plafond mensuel ou bon de commande pour dépassements. PME en due diligence : 1 100 à 1 400 € HT le jour, 8 à 15 jours sur six semaines, facturation bi-mensuelle avec timesheet validé.
### Forfait mensuel
Modèle roi pour le run (trésorerie plus reporting). Client budgète ; vous lissez revenu. Contrat liste livrables inclus et règle dépassement (+850 à 950 € HT par demi-journée courant 2026). Exemple : 3 600 € HT pour 2 jours à 900 € implicite.
### Hybride
Forfait socle plus TJM projets. Pratique PME en croissance alternant routine et pics levée.
France : facture euros HT, TVA 20 % sauf cas particuliers ; client suisse ou luxembourgeois, validez territorialité TVA avec EC.
Cas anonymisé : PME services CA 9 M€, forfait 2 800 € HT, emails « urgents » chaque semaine. Sans clause dépassement, le DAF absorbait 0,5 jour non payé par mois. Renégociation à +900 € la demi-journée au-delà de 2 jours : relation sauvée.
Timesheet : preuve sans micro-management
Granularité demi-journée ou bloc 2 h max pour le run. Libellés orientés livrable (« Clôture P&L mars », « Comité trésorerie S14 ») plutôt que « emails ». Partage mensuel avec sponsor avant facture.
Outils : spreadsheet partagé, Notion, module time tracking (Pennylane, Tiime). Le dirigeant n'a pas besoin de voir chaque minute ; il doit reconnaître le travail.
Ça dépend de la culture client : certains ETI demandent timesheet détaillé ; cadrez au contrat.
Calendrier, acomptes, paiement
Standard B2B PME :
- Facturation mensuelle à terme échu ou à échoir (à échoir améliore votre cash).
- Délai 30 jours fin de mois ; évitez 45-60 jours sauf ETI solide vérifiée.
- Acompte 30 % sur M&A ou mission > 15 k€ HT.
- Pénalités retard et indemnité forfaitaire recouvrement (mentions légales France).
Nouveau client : premier trimestre prepaid ou résiliation 30 jours symétrique. Vérifiez DSO client avant d'accepter long délai.
Frais refacturables
Train, péage, parking, hébergement mission, parfois licences data : listez au contrat. Refacturer sans accord crée conflits ; forfait déplacement par région (ex. 150 € IDF aller-retour) simplifie.
Recouvrement sans briser la relation
CEO en retard n'est pas toujours mauvais payeur ; parfois process compta faible.
- Rappel amiable J+5 à l'approbateur compta.
- Relance ferme J+15, copie sponsor.
- Suspension prestations J+30 (clause contractuelle) plus mise en demeure.
Ton professionnel : vous serez peut-être encore en mission dans six mois. Documentez chaque relance.
Remises et renégociation
Client demande remise mi-année : échangez contre périmètre ou durée, pas contre TJM unitaire sans contrepartie. Si retards répétés, priorisez clients qui paient à l'heure.
Devis, contrat, multi-entités
Devis signé plus CGV minimum ; contrat cadre pour groupes multi-filiales. Facturation multi-devises : client suisse CHF, fixez taux référence ou facturez EUR avec clause change.
Erreurs fréquentes
Facturer après trois mois sans timesheet validé ( contestation ). Oublier numéro bon de commande client. Ne pas relancer par politesse. Mélanger projet M&A dans ligne forfait run.
FAQ
Emails et calls courts ? Inclus forfait si < 30 min ; au-delà regroupez demi-journée ou ignorez si relation long terme et marginal.
Devis vs contrat ? Devis plus CGV ; cadre pour renouvellement.
Avoir et correction ? Avoir partiel si erreur ; jamais « on efface la facture » sans trace compta.
Portage et facturation ? Portage facture client ; vous validez timesheet interne portage.
Numérotation, mentions légales et TVA
Chaque facture HT doit porter SIREN, TVA intracom, conditions de paiement, pénalités selon le droit français. Erreur fréquente des nouveaux SASU : oublier l'indemnité forfaitaire 40 € de recouvrement dans les mentions. Pour un client UE B2B, autoliquidation avec numéro TVA client valide ; une facture mal émise bloque la compta client et retarde votre paiement de quinze jours.
Anticiper la fin d'année
Clôture 31 décembre côté clients : votre charge explose en janvier alors que les dirigeants veulent « tenir le budget ». Prévoyez dans le contrat une demi-journée janvier incluse ou facturez explicitement le surcroît. Sinon vous offrez gratuitement la consolidation des stocks et la revue provisions.
Trésorerie perso et DSO client
Surveillez votre DSO (délai moyen de paiement) par client. Un forfait à échoir plus un client à 45 jours fin de mois peut créer un trou de trésorerie SASU au troisième trimestre. Ajustez : acompte, facturation à échoir, ou refus de renouvellement au client chronique J+60.
Export comptable et archivage
Archivez timesheets signés (email « OK pour facturation mars » suffit) plus factures PDF sept ans. En litige ou contrôle, la preuve du périmètre facturé vaut autant que la RC Pro.
Facturation d'indexation et avenants
Si le contrat prévoit indexation annuelle ou révision forfait, émettez un avenant signé avant la facture majorée. Facturer +5 % sans papier déclenche des litiges compta chez le client, surtout PME avec contrôleur de gestion strict.
TVA et autoliquidation : erreurs coûteuses
Sur client UE, vérifiez le numéro TVA intracom sur VIES avant facture sans TVA française. Erreur = regularisation pénible. Client particulier ou hors UE : règles différentes ; une mission ponctuelle à Genève ne se facture pas comme une PME lyonnaise.
Relation humaine sur l'impayé
Avant mise en demeure, un appel CEO de dix minutes règle parfois un blocage compta interne. Gardez trace écrite après l'appel (« comme convenu, validation compta avant vendredi »). La facturation est technique ; le recouvrement reste humain en PME.
Portage : valider le flux
En portage, relisez le contrat de portage sur délais de reversement après encaissement client. Certains portages retiennent 45 jours ; votre trésorerie perso doit l'anticiper même si le client PME paie à 30 jours.
Factures rectificatives
En cas d'erreur de montant, émettez avoir puis nouvelle facture plutôt que modification informelle. Les PME avec ERP bloquent les paiements si numérotation incohérente.
Synchroniser timesheet et forfait
En forfait mensuel, le timesheet sert à prouver l'équilibre run, pas à refacturer chaque heure. Si le client demande détail ligne à ligne, montrez agrégats par livrable pour éviter débat sur « trente minutes email ».
Clôture de mission et dernière facture
Prévoyez facture de solde et passation dans le même mois que la fin de mission. Retarder la dernière facture « pour être gentil » crée des impayés émotionnels : le client associe votre départ à une relance agressive.
Facturation des frais de déplacement
Indiquez sur la facture une ligne séparée « frais déplacement octobre » avec justificatifs archivés. Mélanger frais et honoraires sur une ligne unique complique la compta client et vos déductions. Le client valide plus vite quand la TVA frais est identifiable.
Indiquez vos modalités de facturation sur DafLine pour aligner les attentes des dirigeants dès la prise de contact.