Les fondateurs sous-estiment presque toujours le temps pour constituer une data room « propre ». Pas parce qu’ils cachent quelque chose, mais parce que les pièces vivent dans trois boîtes mail, un drive personnel et l’expert-comptable. Un investisseur sérieux envoie une liste de 40 à 80 demandes ; répondre en vrac coûte une credibility tax difficile à rattraper.
Commencez par le socle historique : 3 exercices de comptes annuels, liasses, rapports CAC si applicables, statuts et PV récents, contrats de dette et covenants, tableau des immobilisations et leasing. Ajoutez les 12 à 24 derniers mois de reporting management (P&L, cash) avec la même définition de marge d’un mois à l’autre.
La partie sensible, ce sont les prévisions. Un DAF ou CFO accompagnant la levée doit pouvoir expliquer chaque hypothèse de croissance, pas seulement coller un graphique hockey stick. Prévoyez 3 scénarios et un pont entre réalisé et budget. Les investisseurs comparent votre discipline passée à votre ambition future.
Côté délais, fourchette observée pour une PME / scale-up 5 à 30 M€ de valorisation cible : 4 à 8 semaines pour une data room « première passe » correcte, 10 à 14 semaines si multi-entités ou reconstitution de chiffres. Budget accompagnement DAF sur la phase : 8 à 25 k€ HT selon jours (10 à 25 jours étalés).
Exemple anonymisé : une PME tech (11 M€ CA) préparait une levée 5 M€. Sans DAF dédié, la data room a traîné 16 semaines ; un term sheet est tombé pendant que l’équipe refaisait le BFR. Avec un DAF externalisé à 3 jours/mois sur 6 mois, la même entreprise a bouclé la passe investisseur en 7 semaines, dette bancaire documentée en parallèle. Ça dépend de la propreté des contrats clients (concentration, clauses de résiliation).
Nuance : certains fonds acceptent un reporting « investor lite » au début, d’autres exigent IFRS ou normes groupe dès le premier call. Clarifiez le format attendu avant de passer 100 heures sur un modèle inutilement lourd.
Ne négligez pas la cap table et les instruments hybrides (BSA, OC, AIR). Un DAF n’est pas avocat, mais il doit signaler les incohérences entre Excel et registre avant que le counsel ne les voie.
Enfin, désignez un seul propriétaire des réponses data room. Les allers-retours multiples entre CEO, CFO ad hoc et EC retardent tout le monde.
Priorité des dossiers
Classez data room : juridique, finance 3 ans, contrats top 10 clients, IP, social. Le DAF externalisé ne remplace pas l'avocat ; il structure les onglets et challenge les chiffres 3 ans avant envoi fonds.
Délais réalistes
Comptez 4 à 8 semaines pour une data room propre si l'ERP n'a jamais été audité en interne. Ça dépend du cleaning historique comptable.
Pour le rôle du DAF sur toute la séquence de levée, voir DAF et levée de fonds : accompagnement.