Les subventions font briller le business plan ; elles créent aussi des écarts entre résultat comptable et banque. Un dirigeant cleantech voit un beau résultat provisionné ; la trésorerie attend l'instruction du dossier. Un contrôle peut reprendre une aide mal documentée. Le DAF externalisé tient un calendrier par dispositif : éligibilité, pièces, comptabilisation, encaissement, risque.
Trois dates à ne pas confondre
- Fin des travaux (déclencheur souvent).
- Dépôt dossier (délais administratifs).
- Encaissement (cash réel).
Entre 2 et 3 : 3 à 18 mois selon dispositif et volume. Le plan de trésorerie doit vivre sans ce cash, ou avec scénario retard.
Comptabilisation (principe dirigeant)
L'expert-comptable tranche le schéma (produit à encaisser, déduction d'actif, etc.). Le DAF prépare les pièces, montants, et aligne le forecast management : ne pas presenter un EBITDA « avec subvention » et un cash sans subvention au même CODIR sans explication.
Check-list dossier type
- Devis et factures horodatées conformes.
- Attestations fin de travaux.
- Photos ou rapports techniques si requis.
- Lien contrat client et bénéficiaire final.
- Copie dépôt et accusé.
Un dossier incomplet = +6 mois en moyenne terrain.
Cas anonymisé
Borne recharge B2B (7 M€ CA). CEE 180 k€ sur projet 600 k€. Comptabilisation à dépôt, encaissement 11 mois après. Trésorerie tendue M+4 : ligne court terme ouverte car DAF avait modélisé retard +3 mois vs promesse commerciale initiale.
Risque reprise
Audit administration ou cofinanceur : réserve de provision 5 à 15 % du montant si incertitude documentaire. Le DAF suit registre des non-conformités chantier.
Lien fiscal et EC
Point trimestriel EC-DAF-dirigeant si > 10 % du résultat lié aux aides. Voir conformité fiscale.
Multi-projets
Tableau : projet, montant aide, statut dossier, date cash prévue, date cash réelle. Revue mensuelle CODIR si portefeuille actif.
Erreurs
Vendre au client en incluant aide « certaine » avant dépôt. Oublier clause de révision si équipement change. Pas de séparation holding / SPV sur éligibilité.
FAQ
Le DAF monte les dossiers ? Il structure et contrôle ; montage technique souvent ops + bureau études.
Crédit impôt recherche ? Autre logique ; même discipline calendrier.
Pilier : DAF externalisé énergie cleantech.
Coût de l'inaction
Reprise 100 k€ aide + pénalités client : 150 k€+ équivalent sur un projet moyen.
Mise en œuvre
Listez toutes aides en cours avec montant et statut. Une date encaissement pessimiste par ligne. Partage banque si covenant proche.
DAF mandat
2 j setup registre + 0,5 à 1 j/mois suivi si > 5 dossiers actifs.
Satellite subventions ; pilier pour PPA, capex et levée.
Tableau de bord une page
Colonnes : projet, dispositif, montant, statut, date encaissement prévue, risque (vert/orange/rouge). Affichez en CODIR chaque mois si total aides > 500 k€ en cours.
Coordination commercial
Ne promettez pas au client final un montant d'aide sans validation finance sur éligibilité et calendrier : contentieux et marge négative garantis.
Archivage
Dossier numérique par projet (PDF, photos, courriers administration) : indispensable en contrôle ou revente actif.
Décidez cette semaine du dossier le plus en retard : owner et date dépôt complété.