Medtech, dispositifs médicaux et prestataires de santé (2 à 40 M€ CA) combinent cycles longs (CE, essais, HTA), BFR lourd et subventions ou avances remboursables. Le dirigeant scientifique ou médical manque souvent de cash forecast structuré. Un DAF externalisé sectoriel (2 à 3 jours/mois, pics +50 % avant levée) aligne burn essai clinique, milestones réglementaires et dialogue ARS / financeurs sur des scénarios chiffrés.
Spécificités cash medtech
Phases R&D capitalisées vs expensées, CRO payé par jalons, stock dispositif, délais remboursement. Forecast 18 à 36 mois avec probabilités par jalon.
Medtech (6 M€ CA, essai phase II) : trou trésorerie 400 k€ non anticipé à M+8. DAF externalisé : replanification jalons CRO, ligne bridge 800 k€ négociée. Ça dépend des investisseurs, sans timeline cash le board panique.
Marge dispositif et mix
Coût complet production, SAV, réglementaire affecté à la marge produit. Distinction France / export.
ARS et établissements de santé
Délais paiement publics 60 à 120 jours, pénalités, dossiers tarifaires : le DAF suit créances et provisions.
Levée et grants
BPI, EU grants : calendrier décaissements vs contreparties. Data room due diligence science + finance.
Partenariats pharma
Milestone payments, royalties : comptabilité et trésorerie synchronisées.
Honoraires
Forfait 5 000 à 10 000 € HT/mois ; mission levée 25 à 60 jours.
Fourchettes sectorielles (ordres de grandeur)
Burn essai 300 à 800 k€/trimestre ; runway board 12 à 18 mois ; honoraires 5 à 10 k€ HT/mois ; créances ARS 60 à 120 j.
Le DAF recalcule sur 24 à 36 mois d'historique avant de fixer des cibles : ces fourchettes cadrent le mandat, elles ne remplacent pas votre budget validé en CODIR.
Quand déclencher une mission
Signaux concrets pour une medtech ou PME santé avec essais cliniques et BFR lourd : retards répétés de clôture (>15 jours), banque qui demande des chiffres non produits en interne, associés qui contestent les dividendes, crise trésorerie <45 jours de runway, ou projet structurant (cession, ERP, ouverture site) sans chef de projet finance.
Inversement, si vous avez déjà un DAF CDI senior avec équipe RAF stable et un board pack tenu depuis 12 mois, l'externalisé n'apporte pas grand-chose sauf renfort temporaire M&A. Un audit flash 2 jours suffit alors à trancher.
RAF, comptabilité et contrôle de gestion
Le DAF externalisé analyse et cadre ; le RAF ou la comptabilité produit cut-off, TVA, immobilisations. Sans interlocuteur interne identifié, le prestataire retombe en saisie basse et le TJM effectivement facturé explose.
Kick-off 2 h avec toute la fonction finance : RACI affiché, calendrier clôture partagé, règle « pas de contournement du RAF » validée par le dirigeant.
Données, accès et confidentialité
Accès ERP lecture, exports banque, partage sécurisé (Sharepoint, data room). NDA bilatéral, liste des personnes autorisées, pas de liasse complète par email non chiffré.
Registre des exports sensibles (payroll, top clients) et clause destruction des copies en fin de mission.
Onboarding 90 jours
Semaine 1 : le DAF externalisé sur la medtech cartographie les interlocuteurs (EC, banque, direction commerciale), récupère les accès ERP et trésorerie, et fixe un rituel hebdomadaire de 45 minutes avec le dirigeant. Semaines 2 à 4 : premier livrable opérationnel (tableau de bord, flash cash, ou grille pricing selon le besoin), avec hypothèses écrites et liste des données manquantes.
Mois 2 et 3 : stabilisation des chiffres, correction des définitions avec l'EC si écarts, et revue à 60 jours pour ajuster jours/mois ou périmètre. Sans ce calendrier, vous payez des honoraires sans jamais atteindre la « vitesse de croisière ». Prévoyez 8 à 15 h de temps dirigeant sur le premier mois : investissement rentable si le DAF prend ensuite la production récurrente.
Expert-comptable, commissaire aux comptes et DAF externalisé
Sur une PME medtech ou santé réglementée, l'expert-comptable produit la liasse et le légal ; le commissaire aux comptes audite. Le DAF externalisé ne signe pas les comptes : il exploite les données pour piloter, challenger les cut-off avant clôture, et préparer le dossier banque ou associés. Une réunion tripartite trimestrielle (EC, DAF, dirigeant) évite les doubles saisies et les définitions de marge divergentes.
Le DAF peut proposer des retraitements de pilotage (EBITDA, BFR normatif) distincts du résultat fiscal : documentez-les pour que l'EC ne les confonde pas avec des corrections comptables. En cas de tension, le dirigeant tranche le périmètre de chaque prestataire par écrit.
Rituel dirigeant : ce que vous devez voir chaque mois
Fixez cinq chiffres maximum en tête de pack : cash runway mois, burn essai, créances ARS, stock dispositif, prochain jalon réglementaire. Le DAF externalisé envoie le pack J+8 à J+12 après clôture, avec un paragraphe « décisions attendues » (pas seulement des tableaux). Vous devez pouvoir expliquer l'écart budget en 3 minutes à un associé ou à votre banquier.
Si le pack dépasse 15 pages sans synthèse, demandez une version une page en plus du détail. Les dirigeants qui lisent la synthèse et deleguent le détail tiennent le mandat 2 à 3 ans ; ceux qui noient le DAF dans des demandes ad hoc le quittent au bout de 6 mois.
Bloquez 60 minutes mensuelles sans interruption : annulations répétées signalent au DAF que la finance n'est pas prioritaire, et la qualité du pack suit la même courbe.
Contrat, propriété des modèles et fin de mission
Lettre de mission : objectifs trimestriels, livrables nommés, jours/mois, TJM ou forfait, plafond dépassements, RC Pro > 1 M€, confidentialité, propriété des modèles Excel/BI à la sortie sous 30 jours, préavis 30 à 60 jours.
Prévoyez une revue à 60 jours et une revue annuelle : ajustez jours/mois quand le périmètre a doublé (ERP, filiale) sans renégociation écrite. À la fin, exigez passation banque, EC et ERP documentée ; coût overlap successeur 1 à 2 mois à budgéter.
Erreurs fréquentes
Confondre subvention reçue et revenu. Sous-provisionner essai. Ignorer délais ARS dans le BFR. Mélanger holding R&D et exploitation sans séparation cash.
Sous-estimer le temps dirigeant au mois 1 (8 à 15 h) ou lancer sans sponsor au CODIR : le mandat dérive en 6 mois faute de décisions tranchées.
FAQ
DAF sans PhD ? Oui, finance ; vous gardez le medical lead.
Clinical hold ? Scénarios stress dans le forecast.
Export US ? Profil avec FX et revenue recognition.
Runway minimal ? Board veut 12 à 18 mois visibles.
Grants BPI/EU ? Calendrier décaissement vs coûts.
Partenariat pharma ? Milestone cash dans forecast.
Lecture croisée et priorités trimestrielles
Chaque trimestre, le dirigeant et le DAF externalisé revoient trois priorités finance (cash, marge, projet) et retirent le bruit : trop d'initiatives parallèles tuent le mandat. Croisez ce guide avec vos autres pages DafLine (trésorerie, annuaire, cession) sans dupliquer les mêmes KPIs dans deux packs différents.
Si un sujet dépasse le périmètre (contentieux social lourd, audit légal pur, structuration patrimoniale perso), basculez vers l'avocat ou l'EC et recentrez le DAF sur le pilotage et la décision. La frontière écrite évite 20 à 40 % de jours facturés hors valeur.
Gardez une trace écrite des arbitrages (email ou note 1 page après CODIR) : c'est la matière première du board pack et de la due diligence future, même sans cession prévue à court terme.
Lecture croisée et priorités trimestrielles
Chaque trimestre, le dirigeant et le DAF externalisé revoient trois priorités finance (cash, marge, projet) et retirent le bruit : trop d'initiatives parallèles tuent le mandat. Croisez ce guide avec vos autres pages DafLine (trésorerie, annuaire, cession) sans dupliquer les mêmes KPIs dans deux packs différents.
Si un sujet dépasse le périmètre (contentieux social lourd, audit légal pur, structuration patrimoniale perso), basculez vers l'avocat ou l'EC et recentrez le DAF sur le pilotage et la décision. La frontière écrite évite 20 à 40 % de jours facturés hors valeur.
Gardez une trace écrite des arbitrages (email ou note 1 page après CODIR) : c'est la matière première du board pack et de la due diligence future, même sans cession prévue à court terme.